Os ydych chi’n darparu gofal Dechrau’n Deg, Lleoedd a Gynorthwyir, neu Addysg y Blynyddoedd Cynnar, mae’n rhaid i chi lenwi eich cofrestrau presenoldeb wythnosol.
Mae monitro presenoldeb mewn lleoliadau gofal plant yn bwysig, a phan fydd plentyn yn absennol neu pan na fydd wedi cyrraedd, dylai hyn gael ei gofnodi’n gywir a dylai unrhyw bryderon gael eu codi yn unol â’r Polisi Derbyn, Presenoldeb a Phontio. Mae gofyniad hefyd o ran y cyllid ein bod ni’n darparu ffigyrau presenoldeb i Lywodraeth Cymru.
Mae cofrestrau’n cael eu creu gan Dîm Hwb y Blynyddoedd Cynnar, gan ddefnyddio’r wybodaeth rydych chi’n ei darparu ar y ffurflen Lleoliad Plentyn Unigol.
Ar ddechrau pob tymor, byddwn ni’n anfon eich cofrestr atoch chi drwy e-bost. Os bydd lleoliad newydd neu leoliad yn dod i ben, ar ôl i’r tymor newydd ddechrau, bydd angen i chi anfon ffurflen Lleoliad Plentyn Unigol newydd atom ni. Byddwn ni wedyn yn anfon cofrestr newydd atoch chi drwy e-bost.
Wrth gyflwyno eich cofrestr, gwnewch yn siŵr eich bod chi’n defnyddio’r gofrestr ddiweddaraf rydyn ni wedi ei hanfon atoch chi.
Dylech chi gyflwyno eich cofrestr erbyn 5pm bob dydd Gwener ar gyfer yr wythnos honno.
Bydd eich cofrestr wedi’i chloi, gan ganiatáu i chi ddewis dyddiad dechrau’r wythnos ac ychwanegu’r codau presenoldeb ar gyfer pob plentyn yn unig. Peidiwch â cheisio newid unrhyw fanylion am blentyn nac ychwanegu plentyn. Os yw’r gofrestr yn anghywir, cysylltwch â Hwb y Blynyddoedd Cynnar i wneud cais am unrhyw newidiadau.
Mae’n bwysig bod y codau cywir yn cael eu defnyddio ar gyfer pob plentyn. Mae’r rhain yn cael eu cynhyrchu’n awtomatig mewn cwymprestr. Mae’r tabl isod yn esbonio pob cod a phryd i’w ddefnyddio.
Ni ddylai fod unrhyw feysydd gwag wrth ochr enw unrhyw blentyn.
| Codau | Enw’r cod | Pryd i’w ddefnyddio (*dylai pob plentyn gael 5 o’r rhain) |
| / | Presennol (bore) | Defnyddiwch hwn i ddangos bod y plentyn wedi bod yn bresennol yn ystod y bore. |
| \ | Presennol (prynhawn) | Defnyddiwch hwn i ddangos bod y plentyn wedi bod yn bresennol yn ystod y prynhawn. |
| I | Salwch | Defnyddiwch hwn os yw rhiant/gofalwr wedi dweud wrth y lleoliad fod y plentyn yn sâl ac na fydd yn bresennol. |
| M | Apwyntiad meddygol/deintyddol | Defnyddiwch hwn os yw rhiant/gofalwr wedi dweud wrth y lleoliad na fydd y plentyn yn bresennol oherwydd apwyntiad meddygol neu ddeintyddol. |
| H | Gwyliau teuluol | Defnyddiwch hwn os yw rhiant/gofalwr wedi dweud wrth y lleoliad na fydd y plentyn yn bresennol oherwydd ei fod ar wyliau. |
| C | Amgylchiadau awdurdodedig eraill | Defnyddiwch hwn os yw rhiant/gofalwr wedi dweud wrth y lleoliad ar ddiwrnod yr absenoldeb, neu cyn i’r absenoldeb ddigwydd, na fydd y plentyn yn bresennol, a bod yr absenoldeb ‘wedi’i gyfiawnhau’. Dim ond pan nad yw’r absenoldeb yn dod o dan god absenoldeb arall y dylech chi ddefnyddio hwn. Er enghraifft, argyfwng teulu sydyn. |
| O | Plentyn ddim wedi cyrraedd (Absenoldeb anawdurdodedig) | Defnyddiwch hwn os nad yw’r rhiant/gofalwr wedi rhoi gwybod i’r lleoliad y bydd y plentyn yn absennol.
Defnyddiwch hwn hefyd pan fydd y lleoliad wedi cael ei hysbysu ond nad yw’r rheswm am yr absenoldeb ‘wedi’i gyfiawnhau’. |
| X | Lleoliad gofal plant gostyngol | Defnyddiwch hwn i ddynodi lleoliad gofal plant gostyngol. Bydd eich cofrestr yn cynnwys nifer yr oriau y mae pob plentyn yn cael ei ariannu i fynychu.
Pan fo plentyn yn cael ei ariannu i fynychu llai na 5 sesiwn, rhaid ychwanegu X at y sesiynau eraill i’w wneud yn 5. Er enghraifft, ar gyfer plentyn sy’n mynychu ar fore Llun, bore Mawrth a bore Mercher, dylai’r codau presenoldeb perthnasol gael eu dewis i ddangos presenoldeb neu absenoldeb. Gan nad yw’r plentyn yn mynychu pob un o’r 5 sesiwn, rhaid ychwanegu X ar gyfer y ddwy sesiwn arall, sef bore Iau a bore Gwener. Rydyn ni’n defnyddio hyn i fonitro pan nad yw plant yn manteisio ar bob un o’r 5 sesiwn. |
| Y | Cau’n rhannol neu gau gorfodol | Defnyddiwch hwn pan fo’r lleoliad ar gau oherwydd tywydd garw, materion gwresogi neu faterion staffio ac ar gyfer diwrnodau HMS. Defnyddiwch hwn hefyd os nad yw plentyn yn gallu bod yn bresennol gan eich bod chi’n gweithio gyda nifer llai o staff. |
| Z | Plentyn heb ddechrau yn y lleoliad | Defnyddiwch y cod hwn pan nad yw’r plentyn wedi dechrau ei leoliad eto. (Nid yw’r plentyn i fod i ddechrau yr wythnos honno.) Os oedd y plentyn i fod i ddechrau ond nid oedd wedi cyrraedd, dylai hyn fod yn absenoldeb anawdurdodedig (O) |
| Codau | Enw’r cod | Pryd i’w ddefnyddio (*dylai pob plentyn gael 5 o’r rhain) |
| # | Nid yw’r sesiwn yn berthnasol i’r plentyn | Defnyddiwch y cod hwn ar gyfer y 5 sesiwn yn yr wythnos nad ydyn nhw’n berthnasol i’r plentyn.
Er enghraifft, pan fo plentyn yn mynychu 5 sesiwn fore, dylai’r cod presenoldeb neu absenoldeb perthnasol gael ei ddefnyddio ar gyfer pob un o’r sesiynau bore. Dylai # gael ei ddefnyddio ar gyfer pob un o’r 5 sesiwn brynhawn. Defnyddiwch hwn hefyd ar gyfer gwyliau banc. |
Argraffwch y codau fel dogfen PDF yma
Rhaid i’r cofrestrau gael eu cyflwyno yn wythnosol ar ddydd Gwener erbyn 5pm i HwbYBlynyddoeddCynnar@caerffili.gov.uk
Mae’n hanfodol eich bod chi’n cyflwyno’ch cofrestr ar amser. Os nad ydych chi’n gwneud hyn, bydd eich taliad yn cael ei ohirio.
Mae’n rhaid i chi gyflwyno’r gofrestr gan ddefnyddio amgryptio e-bost. Mae hyn yn ofynnol yn ôl y gyfraith i ddiogelu gwybodaeth bersonol. Byddwn ni’n anfon eich cofrestr atoch chi gan ddefnyddio amgryptio e-bost. Mae’r amddiffyniad hwn yn dilyn cylchred oes yr e-bost. Felly, yn syml, gallwch chi agor y gofrestr yn yr e-bost, ei llenwi, ymateb i’r e-bost, atodi’r gofrestr wedi’i llenwi, yna ei hanfon.
Cadwch y ffeil gan ddefnyddio’r fformat canlynol ar gyfer enw’r ffeil: Math o gyllid – Enw’r Lleoliad – Dyddiad dechrau’r wythnos.
Er enghraifft: Dechrau’n Deg – Lleoliad Gofal Plant Little People – 17.04.2023
I wneud unrhyw ymholiadau ynghylch cyflwyno cofrestrau, cysylltwch â’ch Swyddog Gofal Plant neu Dîm Hwb y Blynyddoedd Cynnar.
Dilynwch ni